Met steeds meer digitale afleidingen in onze werkomgeving, is het belangrijker dan ooit om zinvol en efficiënt te overleggen. Gemiddeld besteden we 5 uur van onze werkdag aan overleggen en sommige mensen veel meer, dus het is essentieel dat deze tijd en energie zo productief mogelijk wordt besteed. Een overleg dat niet zinvol en efficiënt is, is een verspilling van tijd en energie, en voegt geen waarde toe aan de klant. In Lean-methoden worden dergelijke verspillingen sterk beperkt of geëlimineerd om meer tijd over te houden voor waardevolle activiteiten.

Om het overleg zinvol en efficiënt te maken, is het belangrijk om de volgende checklist in acht te nemen:

1. Bepaal het doel van het overleg: Wat moet tijdens dit overleg besproken worden en hoe wil je het als zinvol beschouwen?
2. Zorg voor een duidelijke agenda: Een agenda is belangrijk voor de voorbereiding en om te bepalen of het doel gaat worden bereikt. Als je zelf niet verantwoordelijk bent voor de agenda, vraag dan om een agenda op bij de organisator of voorzitter van het overleg.
3. Zorg dat alle deelnemers weten waarom ze aanwezig zijn: Dit helpt om een zinvolle bijdrage van iedereen te krijgen.
4. Hou je aan de agenda: Het is oké om een beetje af te wijken, maar als het teveel afwijkt, bestaat de kans dat het doel niet wordt bereikt en het overleg niet zinvol is. Zowel de voorzitter als de deelnemers hebben een rol in het in de gaten houden van de agenda.
5. Zorg dat iedereen zich voorbereidt: Iedereen moet weten wat zijn of haar rol is in het overleg en wat er verwacht wordt, zodat ze dit ook kunnen leveren.
6. Zorg dat iedereen zich verantwoordelijk voelt: Vaak voelt alleen de voorzitter zich verantwoordelijk, maar omdat iedereen tijd en energie in het overleg steekt, is het belangrijk dat iedereen zich verantwoordelijk voelt om het overleg zinvol en efficiënt te maken. Dit kun je bevorderen door het voorzitterschap te laten rouleren of door mensen erop aan te spreken als ze deze verantwoord

Een evaluatie van het overleg is essentieel om te bepalen waar de knelpunten zitten en hoe we ze in de toekomst kunnen verbeteren. Het is belangrijk om na ieder overleg de tijd te nemen om deze evaluatie uit te voeren. Het invullen van de checklist is hier een eerste stap in.

Een andere manier om ons overleg zinvoller en efficiënter te maken is door het voorzitterschap te laten rouleren of door mensen aan te spreken wanneer ze de verantwoordelijkheid niet nemen. Dit geeft iedereen de kans om actief bij te dragen aan het overleg en maakt het overleg nog zinvoller en efficiënter.

Een zinvol en efficiënt overleg is belangrijk voor onze productiviteit en energiebalans op onze werkdag. Het is daarom aan te bevelen om deze checklist regelmatig te gebruiken om ons overleg te verbeteren en meer waarde toe te voegen voor onze klanten.

Op de website van Bureautromp kun je meer informatie vinden over hun aanpak en diensten op het gebied van Overlegstructuren.

Partner bijdrage